No-Show und Ausfallhonorar: was Physiotherapie-Praxen beachten sollten

Wenn ein Patient ohne Absage nicht zum Termin kommt, ist der Slot verloren, und mancher Praxisinhaber denkt dann über ein Ausfallhonorar nach. Das ist verständlich. Dieser Beitrag ordnet das Thema sachlich ein: Worauf sich ein Ausfallhonorar üblicherweise stützt, welche Voraussetzungen in der Praxis meist genannt werden und warum die wirksamere Antwort auf No-Shows fast immer in der Vorbeugung liegt. Wichtig vorab: Dies ist eine allgemeine Information und ausdrücklich keine Rechtsberatung. Ob und wie Sie ein Ausfallhonorar erheben, ist und bleibt Ihre eigene rechtliche Entscheidung. Lassen Sie die konkrete Ausgestaltung im Zweifel anwaltlich oder über Ihren Berufsverband prüfen.

Worauf sich ein Ausfallhonorar üblicherweise stützt

In der juristischen Diskussion wird ein Ausfallhonorar in der Regel auf den Annahmeverzug nach § 615 BGB gestützt: Vereinfacht gesagt kann ein Behandler unter bestimmten Umständen die vereinbarte Vergütung verlangen, wenn der Patient den fest verabredeten Termin nicht wahrnimmt und der Slot nicht anderweitig genutzt werden kann. Das ist die allgemeine Linie, die häufig genannt wird, nicht mehr und nicht weniger. Ob § 615 BGB in Ihrem konkreten Fall trägt, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab und ist im Streitfall keine Selbstverständlichkeit. Bewerten Sie das bitte nicht abschließend selbst. Lassen Sie es bei Bedarf rechtlich prüfen.

Voraussetzungen, die in der Praxis häufig genannt werden

In der Praxis werden meist einige Punkte als Voraussetzung dafür beschrieben, dass ein Ausfallhonorar überhaupt durchsetzbar sein kann. Sie sind hier als übliche, häufig genannte Anforderungen formuliert, nicht als garantierte Rechtslage:

• Eine klare, vorab vereinbarte Regelung. Der Patient sollte die Ausfallregelung gekannt und ihr zugestimmt haben, bevor der Termin stattfindet, nicht erst als Überraschung auf der Rechnung. Eine nachträglich eingeführte Gebühr gilt allgemein als heikel.
• Eine nachweisbare Terminvereinbarung. Es sollte belegbar sein, dass ein fester Termin verabredet war. Eine saubere Dokumentation der Vereinbarung ist dafür die Grundlage.
• Eine angemessene Absagefrist. Üblich ist, dem Patienten eine faire Frist zur Absage einzuräumen (häufig genannt werden zum Beispiel 24 Stunden) und ihm das Absagen leicht zu machen. Wer kurzfristig, aber rechtzeitig absagt, löst kein Honorar aus.
• Der Slot konnte nicht anderweitig genutzt werden. Konnten Sie den frei gewordenen Termin neu besetzen, entsteht in der Regel kein Schaden, und damit meist auch kein durchsetzbarer Anspruch.

Wie diese Punkte in Ihrem Fall genau auszugestalten sind, gehört in fachkundige Hände. Auch hier gilt: Die konkrete Formulierung einer Klausel sollten Sie anwaltlich oder durch Ihren Verband prüfen lassen.

Der Preis, den eine Gebühr hat

Selbst wenn ein Ausfallhonorar rechtlich sauber aufgesetzt ist, hat es einen Nebeneffekt, den man ernst nehmen sollte: Es verändert das Verhältnis zum Patienten. Der erste Eindruck entsteht dann durch die Sanktion und das Misstrauen, das sie auslöst. Gerade in der Physiotherapie, wo Behandlungen über Wochen laufen und Vertrauen die Grundlage ist, kann eine Gebühr mehr kosten, als sie einbringt, etwa wenn ein verärgerter Patient die Serie abbricht oder nicht wiederkommt. Eine Ausfallregelung kann sinnvoll sein, sollte aber transparent kommuniziert und eher als Ausnahme denn als Standard behandelt werden.

Der bessere Hebel: vorbeugen statt abrechnen

Aus unserer Sicht ist die wirksamere Antwort auf No-Shows nicht die Gebühr, sondern die Vorbeugung. Böse Absicht steckt hinter den wenigsten Ausfällen. Meist sind es Vergesslichkeit, Terminkollisionen oder eine zu hohe Hürde beim Absagen. Genau hier setzen die niedrigschwelligen Maßnahmen an:

• Rechtzeitige, rein informative Terminerinnerungen ein bis zwei Tage vorher. Per SMS oder E-Mail brauchen sie vorher die ausdrückliche Einwilligung des Patienten in diesen Kanal, weil schon der Termin in einer Physiotherapiepraxis ein Gesundheitsbezug ist (Art. 9 DSGVO). Die Nachricht selbst enthält nur die Termininformation, keine Werbung, keinen Praxisnamen und keine Behandlungsart.
• Eine einfache Möglichkeit, abzusagen oder zu verschieben, zu jeder Tageszeit, nicht nur während der Sprechzeiten. Eine frühe Absage ist ein gewonnener Slot.
• Eine geführte Warteliste, die frei werdende Termine zeitnah einem anderen Patienten anbietet, statt sie leer zu lassen.

Diese Maßnahmen bringen in der Regel den größten Teil des Effekts, ohne die Reibung, die eine Gebühr erzeugt. Sie reduzieren No-Shows, statt sie nur nachträglich zu bepreisen.

Was Prontea hier tut, und was ausdrücklich nicht

Hier ist die Abgrenzung wichtig, und sie ist eindeutig. Prontea setzt bei der Erreichbarkeit an: Der Empfang geht rund um die Uhr ans Telefon, bucht den Termin und hält zu jedem Anruf eine kurze Notiz fest. Wer abends anruft, erreicht den Empfang statt eines Anrufbeantworters. Absagen und Umbuchungen nimmt der Empfang heute nicht selbst vor, das erledigt Ihr Team. Dass und wann ein Termin verabredet wurde, ist damit auch für Ihre eigene Aktenlage dokumentiert.

Was Prontea nicht tut: Erinnerungen vor dem Termin, eine geführte Warteliste sowie das Absagen und Verschieben eines Termins im Gespräch gehören heute nicht zum Leistungsumfang. Und es gibt keinen automatisierten Ablauf, der Patienten sanktioniert oder eigenständig ein Ausfallhonorar berechnet, in Rechnung stellt oder Patienten auf eine Sperrliste setzt. Eine nachteilige Entscheidung gegen einen Patienten trifft niemals ein Automat. Ob ein Ausfallhonorar erhoben wird, gegen wen und in welcher Höhe, entscheiden und veranlassen allein Sie als Praxis, auf Ihrer eigenen rechtlichen Grundlage. Prontea liefert die Erreichbarkeit und die saubere Dokumentation; die Honorar-Entscheidung bleibt vollständig bei Ihnen.

Fazit

Ein Ausfallhonorar lässt sich allgemein auf den Annahmeverzug nach § 615 BGB stützen und setzt üblicherweise eine klare, vorab vereinbarte Regelung, eine nachweisbare Terminvereinbarung und eine angemessene Absagefrist voraus. Ob das in Ihrem Fall trägt und wie eine Klausel auszusehen hat, ist Ihre eigene rechtliche Entscheidung. Lassen Sie sie anwaltlich oder über Ihren Verband prüfen. In den meisten Praxen lohnt sich der Blick zuerst auf die Vorbeugung. Erinnerung, einfache Absage und Warteliste verhindern Ausfälle, bevor über eine Gebühr überhaupt nachgedacht werden muss, ganz ohne Misstrauen gegenüber Ihren Patienten.

Wenn Sie wissen möchten, was ein Empfang, der jeden Anruf annimmt, in Ihrer Praxis ändert, vereinbaren Sie gern ein unverbindliches, kostenloses Erstgespräch. Wir schauen uns Ihre konkrete Situation an und rechnen mit Ihren eigenen Zahlen.