Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt die Website prontea.de. Die Verarbeitung in Kundenprojekten (KI-Telefonempfang) regeln separate Auftragsverarbeitungsverträge. Rufen Sie eine Nummer an, die wir selbst betreiben, gilt für diesen Anruf ein eigener Datenschutzhinweis, den Sie dort erhalten, wo die Nummer steht; die Aufzeichnung auf unserer Demo-Nummer beschreibt Abschnitt 9. Eine einmalige anwaltliche Prüfung vor dem ersten Kunden ist empfohlen.

1. Verantwortlicher

Lillebor Nils Alberti, Am Gänsegrund 3, 38553 Wasbüttel. E-Mail: info@prontea.de.

2. Keine Tracker, keine Marketing-Cookies

Diese Seite lädt keine externen Schriftarten, keine Analyse- oder Werbe-Skripte und setzt keine nicht notwendigen Cookies. Deshalb gibt es kein Cookie-Banner.

3. Bereitstellung der Website (Hosting)

Die Seite wird auf einem von uns selbst betriebenen Server bereitgestellt. Für die Auslieferung werden technisch notwendige Daten verarbeitet (u. a. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, abgerufene Seite, Browsertyp). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer, stabiler Betrieb).

Speicherdauer: Der Webserver ist so konfiguriert, dass er keine Zugriffsprotokolle führt. Ihre IP-Adresse wird für die Auslieferung der Seite verarbeitet und danach nicht in einer Protokolldatei abgelegt. Technisch bedingte Betriebs- und Fehlermeldungen fallen nur im Störungsfall an und werden nur so lange verarbeitet, wie es zur Analyse der Störung erforderlich ist.

Konkret erfolgt das Hosting über die Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland). Die Server stehen in Deutschland (Rechenzentrum Falkenstein). Eine Übermittlung in ein Drittland findet dabei nicht statt.

4. Anfrageformular

Über das Formular unter /anfrage können Sie uns Angaben zu Ihrem Unternehmen und Ihrem Automatisierungs-Bedarf übermitteln. Erhoben werden die von Ihnen eingegebenen Daten: Name, Unternehmen bzw. Praxis, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, optional die Zeiten, zu denen wir Sie am besten erreichen, Branche, die gewünschten Automatisierungen sowie Ihre Freitext-Angaben zum Anliegen.

Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage und Vorbereitung eines unverbindlichen Erstgesprächs bzw. eines Angebots. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin); fragen Sie für ein Unternehmen an, dessen Inhaber Sie nicht sind, unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Geschäftsanfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine Einwilligung holen wir dafür nicht ein; ein Häkchen gibt es deshalb nicht. Die Angaben mit * brauchen wir, um Ihre Anfrage bearbeiten zu können; alle übrigen sind freiwillig. Statt des Formulars können Sie uns auch unmittelbar per E-Mail an info@prontea.de schreiben.

Was mit Ihren Angaben passiert: Mit dem Absenden gehen sie an unseren eigenen Server bei der Hetzner Online GmbH in Falkenstein, Deutschland. Dort werden sie in zwei E-Mails umgesetzt: eine an unser Postfach info@prontea.de und eine kurze Eingangsbestätigung an die Adresse, die Sie angegeben haben. Unser Automatisierungssystem ist so eingestellt, dass es die Daten eines erfolgreich durchgelaufenen Vorgangs nicht aufbewahrt; was während des Laufs anfällt, räumt es selbsttätig weg, spätestens nach etwa 75 Minuten. Der Vorgang lebt anschließend allein in unserem Postfach. Schlägt der Versand fehl, bleibt die Anfrage dort bis zu 14 Tage gespeichert, damit wir den Fehler finden und Ihnen antworten können; danach löscht das System sie ohne weiteres Zutun.

Das Formular lädt keine Dienste von Drittanbietern, und es findet keine Übermittlung an externe Formular- oder Analysedienste statt. Beteiligt sind allein die Auftragsverarbeiter, die den Server und das Postfach für uns betreiben: die Hetzner Online GmbH für den Server in Falkenstein und die Heinlein Hosting GmbH (mailbox.org) für das Postfach. Mit beiden besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Klappt die Übertragung an unseren Server nicht, sagt Ihnen das Formular das und bietet Ihnen an, dieselben Angaben aus Ihrem eigenen E-Mail-Programm an uns zu senden. Auch dabei ist kein weiterer Dienst beteiligt.

Das Formular enthält ein für Sie unsichtbares Feld, das nur automatisierte Programme ausfüllen. Es dient allein der Abwehr von Spam, wird nicht gespeichert und lässt keinen Rückschluss auf Sie zu. Speicherdauer: Die Angaben werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung Ihrer Anfrage nicht mehr erforderlich sind, spätestens 12 Monate nach Abschluss des Vorgangs, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Kommt es zu einem Vertrag, gelten die Fristen für Vertrags- und Rechnungsunterlagen.

5. Terminvereinbarung

Für ein Erstgespräch mit uns gibt es auf dieser Website keinen Buchungskalender und kein eingebundenes Buchungsfenster eines fremden Anbieters. Die Schaltfläche „Kostenloses Erstgespräch" führt auf das Anfrageformular unter /anfrage (Abschnitt 4). Den Termin stimmen wir danach per E-Mail mit Ihnen ab.

Verarbeitet werden dabei die Angaben aus dem Formular und der weitere Schriftwechsel mit Ihnen. Beteiligt sind allein die Auftragsverarbeiter aus Abschnitt 4, also die Hetzner Online GmbH für den Server und die Heinlein Hosting GmbH (mailbox.org) für das Postfach. Ein Kalenderdienst ist daran nicht beteiligt, und eine Übermittlung in ein Drittland findet nicht statt.

Zweck: Vereinbarung und Durchführung eines unverbindlichen Erstgesprächs. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin). Speicherdauer: Die Angaben werden gelöscht, sobald sie für das Erstgespräch und dessen Nachbereitung nicht mehr erforderlich sind, spätestens 12 Monate nach dem Termin, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns anrufen oder per E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Die Daten werden gelöscht, sobald sie nicht mehr erforderlich sind.

7. Rundschreiben per E-Mail

Wir bieten ein Rundschreiben mit Neuigkeiten zu Prontea an. Wer es erhalten möchte, schreibt an neuigkeiten@prontea.de. Wir senden dann eine Bestätigungsanfrage an diese Adresse; erst wenn Sie diese beantworten, tragen wir die Adresse ein (Double-Opt-in). Die Angabe ist freiwillig. Rechtsgrundlage für den Versand ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Was wir speichern: Ihre E-Mail-Adresse, den Zeitpunkt der Anmeldung und den der Bestätigung, den Wortlaut, dem Sie zugestimmt haben, und den Weg, über den die Anmeldung kam. Wir halten diese Angaben, um die Einwilligung nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. c in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO).

Empfänger: Versand und Empfang laufen über unser Postfach bei der Heinlein Hosting GmbH (mailbox.org, Berlin), mit der ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO besteht. Das Einwilligungsregister führen wir auf eigenen Systemen in Deutschland. Eine Übermittlung in ein Drittland findet nicht statt.

Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen, ohne Angabe von Gründen und ohne Nachteile für Sie (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Am Ende jeder Nachricht steht dafür ein persönlicher Abmeldelink. Sie öffnen ihn, bestätigen auf der folgenden Seite mit einem Klick, und der Widerruf ist eingetragen. Ebenso genügt eine Antwort auf eine beliebige Nachricht des Rundschreibens oder eine formlose E-Mail an neuigkeiten@prontea.de. Der Widerruf ist damit so einfach wie die Erteilung (Art. 7 Abs. 3 Satz 4 DSGVO). Danach erhalten Sie kein Rundschreiben mehr.

Speicherdauer: Solange die Einwilligung besteht. Nach einem Widerruf bewahren wir Adresse, Zeitpunkte und Widerruf auf, um Einwilligung und Widerruf nachweisen zu können und die Adresse gegen einen versehentlichen erneuten Versand zu sperren. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO). Diese Aufbewahrung endet drei Jahre nach Ende des Jahres, in dem Sie widerrufen haben (§§ 195, 199 BGB); danach löschen wir den Eintrag.

8. Verarbeitung in Kundenprojekten (Hinweis)

Der KI-Telefonempfang für eine Praxis wird im Auftrag und auf Weisung dieses Kunden betrieben; insoweit ist der Kunde Verantwortlicher und wir Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Für Nummern, die wir selbst betreiben, sind wir dagegen selbst Verantwortlicher; dafür gilt der gesonderte Hinweis bei der jeweiligen Nummer, für die Aufzeichnung auf unserer Demo-Nummer zusätzlich Abschnitt 9. In gesundheitsnahen Branchen (z. B. Physiotherapie, Heilpraktiker, ästhetische und Privatpraxen) können dabei besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO berührt sein. Diese werden datensparsam und ausschließlich im Rahmen des jeweiligen Auftragsverarbeitungsvertrags verarbeitet. Der Telefonempfang läuft auf unserem eigenen Server in Falkenstein, Deutschland. Auch der Kalender, in dem die Termine stehen, ist eine Software, die wir auf diesem Server selbst betreiben; ein Kalenderdienst außerhalb der EU ist daran nicht mehr beteiligt. Einen Schritt eines Anrufs übernimmt ein Unternehmen mit Sitz in den USA: die Spracherkennung, die das Gesprochene in Text umwandelt. Wir rufen dafür den europäischen Zugangspunkt dieses Anbieters auf. Ob die Daten den Europäischen Wirtschaftsraum dabei verlassen, hat der Anbieter uns bisher nicht verbindlich beantwortet; wir behandeln den Vorgang deshalb als Übermittlung in die USA. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit ihm ist am 08.09.2026 beidseitig unterschrieben. Grundlage der Übermittlung sind die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission als geeignete Garantie nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914, Modul 2). Das Sprachmodell betreibt ein Anbieter aus Frankreich im Europäischen Wirtschaftsraum; einzelne seiner Unterauftragnehmer können Daten außerhalb davon verarbeiten, abgesichert über dieselben Standardvertragsklauseln. Die Sprachausgabe läuft in der Region Deutschland bei einem Anbieter, der zu einem Konzern mit Sitz in den USA gehört; auch dort gelten für mögliche Übermittlungen die Standardvertragsklauseln. Eine Kopie erhalten Sie auf Anfrage. Eine vollständige EU-Datenresidenz sagen wir deshalb nicht zu. Welche Dienstleister im Einzelnen beteiligt sind und auf welcher Grundlage sie verarbeiten, regelt der jeweilige Auftragsverarbeitungsvertrag, nicht diese Website-Erklärung.

Notiz an die Praxis nach einem Anruf: Nach einem Anruf schickt die Anlage der Praxis eine kurze Notiz per E-Mail, mit Uhrzeit, Rückrufnummer, dem Anliegen in wenigen Sätzen und dem, was der Empfang veranlasst hat. Je nach Anliegen kann darin ein Gesundheitsbezug stecken, etwa die Art einer ärztlichen Verordnung. Versendet wird die Notiz von termine@prontea.de über unser Postfach bei der Heinlein Hosting GmbH (mailbox.org, Berlin), mit der ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO besteht; sie verarbeitet die Daten ausschließlich in der EU. Empfängerin ist allein die Praxis, für die der Anruf angenommen wurde.

9. Aufzeichnung von Anrufen auf unserer Demo-Nummer

Auf einer Demo-Nummer, die wir selbst betreiben, können Interessenten den Telefonempfang ausprobieren. Die Nummer steht nicht auf dieser Website. Für diese Anrufe sind wir selbst Verantwortlicher. Zu Beginn jedes Anrufs sagt der Assistent in einem Satz, dass es sich um eine Vorführung handelt, dass das Gespräch nach diesem Satz aufgezeichnet wird und dass Sie bitte nur ausgedachte Angaben nennen.

Was wir speichern: den Ton des Gesprächs (Ihre Stimme und die des Assistenten auf getrennten Spuren), das Wortprotokoll (Transkript) und eine kurze Notiz mit dem, was der Assistent festgehalten hat, dazu den Zeitpunkt des Anrufs und, soweit sie übermittelt wird, die Rufnummer, von der aus Sie anrufen. Die Vorführung ist ein Rollenspiel: Bitte nennen Sie nur ausgedachte Angaben, insbesondere keine echten Angaben zu Ihrer Gesundheit oder zu anderen Personen. Stellen wir fest, dass ein Anruf dennoch echte Gesundheitsangaben enthält, löschen wir seine Aufzeichnung und seine Einträge im Betriebsprotokoll.

Zweck: Verbesserung des Assistenten. Wir hören Aufzeichnungen an und lesen Transkripte, um Fehler beim Verstehen und Antworten zu finden und zu beheben. Speicherort: Ton und Transkript liegen auf unserem eigenen Server bei der Hetzner Online GmbH in Falkenstein, Deutschland. Welche Dienstleister während des Gesprächs selbst beteiligt sind (Spracherkennung, Sprachmodell, Sprachausgabe), steht in Abschnitt 8; für die Spracherkennung gilt die dort beschriebene Übermittlung in die USA auf Grundlage der Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Rechtsgrundlage: Unser berechtigtes Interesse, unseren KI-Telefonempfang vorzuführen und anhand echter Gespräche zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie rufen eine Vorführnummer freiwillig an, hören vor Beginn der Aufnahme, dass aufgezeichnet wird, und die Aufzeichnung verlässt unseren Server nicht. Die Aufnahme beginnt erst, wenn die Ansage zu Ende ist. Sprechen Sie danach weiter, sind Sie mit der Aufnahme Ihres gesprochenen Wortes einverstanden (§ 201 StGB). Möchten Sie nicht aufgezeichnet werden, legen Sie während der Ansage oder direkt danach auf; dann bewahren wir von Ihrem Anruf keine Aufzeichnung auf. Sie können der Verarbeitung jederzeit widersprechen (Abschnitt 11).

Speicherdauer: Jede Aufzeichnung (Ton, Wortprotokoll und Notiz) löschen wir spätestens zwölf Monate nach dem Anruf. Früher gelöscht wird sie, wenn alle Aufzeichnungen zusammen die auf unserem Server eingestellte Obergrenze von 2 GB überschreiten: Dann löschen wir automatisch die ältesten zuerst. Daneben führt der Server ein Betriebsprotokoll mit dem Wortprotokoll und den notierten Angaben; dieses löschen wir nach 30 Tagen. Die Aufzeichnungen sind nicht Teil unserer Datensicherungen.

Widerspruch und Löschung: Sie können jederzeit verlangen, dass wir die Aufzeichnung Ihres Anrufs löschen. Eine formlose E-Mail an info@prontea.de genügt. Nennen Sie darin bitte die Rufnummer, von der aus Sie angerufen haben, und wenn möglich Datum und ungefähre Uhrzeit des Anrufs, damit wir ihn finden. Wir löschen dann Ton, Wortprotokoll und Notiz dieses Anrufs und die Einträge zu Ihrer Rufnummer im Betriebsprotokoll.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Wenden Sie sich dafür an info@prontea.de.

Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht (etwa beim Rundschreiben), können Sie diese jederzeit für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Eine formlose E-Mail genügt.

11. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

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