Heilmittelverordnung: Fristen im Griff, keine verlorenen Sitzungen
Warum verpasste Fristen bei der Heilmittelverordnung bare Sitzungen und Abrechnungsärger kosten, und wie Physiotherapie-Praxen Behandlungsbeginn, Kontinuität und Folgeverordnung sauber im Blick behalten.
Kaum etwas kostet eine Physiotherapie-Praxis so unbemerkt Geld wie eine verpasste Frist auf der Heilmittelverordnung. Ein Rezept, das zu spät begonnen wurde, eine Behandlungsserie mit einer zu großen Lücke, eine Folgeverordnung, die nicht rechtzeitig vorliegt, all das kann dazu führen, dass bereits erbrachte oder geplante Sitzungen nicht abgerechnet werden können. Das Tückische daran: Der Fehler fällt oft erst Wochen später auf, wenn die Abrechnung zurückkommt. Mit ein paar klaren Abläufen lässt sich der größte Teil dieser Verluste vermeiden.
Die Frist bis zum Behandlungsbeginn
Eine Heilmittelverordnung muss innerhalb einer bestimmten Frist nach Ausstellung begonnen werden. Nach der Heilmittel-Richtlinie sind das in der Regel 28 Kalendertage, bei vermerktem dringlichem Behandlungsbedarf 14 Kalendertage. Orientieren Sie sich deshalb immer an der auf der Verordnung angegebenen Frist und nicht an einer pauschalen Zahl aus dem Gedächtnis. Wird die Behandlung nicht innerhalb dieser Frist aufgenommen, kann die Verordnung ihre Gültigkeit verlieren.
Für die Praxis bedeutet das: Schon bei der Terminvergabe sollte das Ausstellungsdatum und die genannte Frist im Blick sein. Bucht ein Patient seinen ersten Termin so spät, dass die Frist überschritten würde, ist das Rezept im Zweifel wertlos, und der Slot, der dafür reserviert wurde, ist verloren. Ein kurzer Blick auf das Datum bei der Buchung verhindert genau diese Situation.
Kontinuität innerhalb der Verordnung
Auch während einer laufenden Behandlungsserie ist Aufmerksamkeit gefragt. Die Behandlungen einer Verordnung sollen in einem sinnvollen, zusammenhängenden Rhythmus erfolgen. Zu große Unterbrechungen zwischen den einzelnen Sitzungen können dazu führen, dass die Kontinuität als unterbrochen gilt, mit Folgen für die Abrechenbarkeit der weiteren Termine.
In der Praxis heißt das vor allem: Wenn ein Patient mitten in der Serie länger ausfällt (durch Krankheit, Urlaub oder schlicht vergessene Termine), sollte das früh auffallen und nicht erst, wenn das Rezept fast abgelaufen ist. Je früher Sie eine drohende Lücke erkennen, desto eher lässt sie sich durch einen zeitnahen Ersatztermin schließen.
Die Folgeverordnung rechtzeitig anstoßen
Ist eine Verordnung fast aufgebraucht und die Behandlung noch nicht abgeschlossen, braucht es eine Folgeverordnung vom Arzt, und die liegt nicht von selbst und nicht sofort vor. Zwischen der Bitte an den Patienten, sich um ein neues Rezept zu kümmern, dem Arztbesuch und dem tatsächlichen Vorliegen der Verordnung vergeht Zeit. Wer hier zu spät dran ist, riskiert eine Behandlungspause, die die Kontinuität gefährdet, oder einen leeren Slot, weil der Patient ohne gültiges Rezept nicht behandelt werden kann.
Der praktische Hebel ist, die Folgeverordnung rechtzeitig (also einige Sitzungen vor dem Ende der laufenden Serie) anzusprechen, statt erst beim letzten Termin. So bleibt genug Puffer für den Weg zum Arzt.
Warum eine verpasste Frist bares Geld ist
Jede dieser Fristen hat denselben wunden Punkt: Wird sie verpasst, ist die betroffene Sitzung in der Regel nicht abrechenbar. Die Arbeit wurde womöglich schon geleistet, der Slot war belegt, aber die Krankenkasse erstattet nicht, weil die formalen Voraussetzungen nicht erfüllt waren. Im schlimmsten Fall kommt die gesamte Abrechnung als Rückläufer zurück und verursacht zusätzlichen Aufwand. Das ist doppelt ärgerlich, weil der Verlust nicht an der Behandlungsqualität liegt, sondern allein an der Bürokratie.
Ein Hinweis zur Blankoverordnung
Mit der Blankoverordnung gelten in Teilen abweichende Regeln, etwa was die konkrete Ausgestaltung der Behandlung und einzelne Fristen betrifft. Die Grundlogik (rechtzeitig beginnen, Kontinuität wahren, Folgendes rechtzeitig anstoßen) bleibt relevant, die Details unterscheiden sich jedoch. Prüfen Sie für Ihre konkreten Fälle die jeweils gültigen Vorgaben, statt eine einzelne Regel pauschal zu übertragen.
Wie Prontea hier unterstützt, und wo die Grenze liegt
An zwei Stellen lässt sich der Fristen-Druck technisch entschärfen. Erstens schon bei der Buchung am Telefon: Der Empfang fragt nach dem Rezept, dem Ausstellungsdatum und der Zahl der verordneten Behandlungen, nimmt beides auf, weist darauf hin, dass die Verordnung eine Frist für den Behandlungsbeginn setzt, und rät zu einem frühen Termin. Nachrechnen kann er die Frist nicht: Ob ein Datum noch innerhalb liegt, prüft Ihr Team.
Was aufgenommen wurde, steht danach in der Anruf-Notiz zu diesem Anruf, zusammen mit dem gewünschten Termin. Ihr Team hat das Ausstellungsdatum damit vor sich, bevor der Patient das erste Mal in der Praxis steht.
Hier hört es aber auch auf, und das ist die Grenze: Eine automatische Überwachung der Fristen gibt es nicht. Ob ein Datum noch innerhalb der Frist liegt, ob die Sitzungen knapp werden oder eine Folgeverordnung anzustoßen ist, prüft weiterhin Ihr Team. Eine elektronische Rückhol-Nachricht an Patienten nach dem Muster „Zeit für ein neues Rezept” wäre ohnehin ein anderes, einwilligungspflichtiges Thema und gehört nicht in diesen Ablauf.
Fazit
Verlorene Sitzungen entstehen selten durch schlechte Behandlung, sondern durch übersehene Fristen: ein zu später Behandlungsbeginn, eine zu große Lücke in der Serie, eine zu spät angestoßene Folgeverordnung. Wer das Ausstellungsdatum schon bei der Buchung beachtet, die Kontinuität im Blick behält und die Folgeverordnung rechtzeitig anspricht, schützt sowohl die Versorgung des Patienten als auch die eigene Abrechnung.
Wenn Sie möchten, dass die Verordnung schon bei der Terminbuchung am Telefon zur Sprache kommt, vereinbaren Sie gern ein kostenloses Erstgespräch. Wir schauen uns Ihre Abläufe an und richten die Fragen des Empfangs auf Ihre Verordnungsregeln aus.